Verschillende commissies ondersteunen het bestuur van PST. In de pensioenkrant van december 2020 stelt de Auditcommissie zich voor. Gijsbert Burggraaf en Jan Herder aan het woord.
1. Wat doet de AUC als commissie voor het bestuur?
Gijsbert : ‘De audit commissie geeft opdracht om specifieke processen te laten onderzoeken door een internal audit team. Het gaat om kritieke processen binnen de pensioenorganisatie. Je kunt dan denken aan intern onderzoek naar de kwaliteit van IT veiligheidsmaatregelen, naar de afspraken die worden gemaakt met uitvoeringsorganisaties als AZL, etc. Het audit team stelt een rapportage samen dat wordt voorgelegd aan het bestuur. In de rapportage worden bevindingen weergegeven en aanbevelingen gedaan ter verbetering van zaken rondom kritieke processen.’
Jan : ‘Wij geven het bestuur aanvullende zekerheid over de kwaliteit van sturing en beheersing bij het realiseren van onze doelstellingen. Aanvullend, omdat deze zekerheid in eerste instantie komt van de eerste en tweede lijn. De eerste lijn is het bestuursbureau. Dat neemt en managet de risico’s en is daarmee verantwoordelijk voor de interne beheersing. De tweede lijn is de isicomanager/actuariële functie. Die faciliteert en monitort dit proces. De derde lijn zijn de auditors in de AUC. Wij voeren controles (audits) uit. Wij kijken waar grootste risico’s zitten en waar de “witte vlekken”. We rapporteren aan het bestuur en doen daarbij ook aanbevelingen van hoe het beter kan.’
2. Waarom is het belangrijk om alle procedures nauwgezet te volgen?
Gijsbert : ‘De procedures zijn opgezet om de pensioenorganisatie te laten functioneren op een manier die in overeenstemming is met wet- en regelgeving en die daarbij de organisatie behoedt voor belangrijke risico’s en fraude.’
Jan : ‘Het bestuur stelt beleid vast. Hierin staat onder meer welke uitgangspunten en afspraken er gelden. Maar ook hóe we moeten werken om ons doel te realiseren (de normen). Dat is uitgewerkt in de beschrijving van de (uitbestede) processen en procedures. Voor een goede interne beheersing is het belangrijk dat deze processen en procedures goed worden uitgevoerd.’
3. Voel je je af en toe een beetje politieagent?
Jan : ‘Nou, niet echt eigenlijk. De AUC stelt door middel van audits vast of alles functioneert volgens de normen. We leggen onze bevindingen voor aan de mensen die het doen en we adviseren hoe ze het efficiënter en beter zouden kunnen doen. Men ziet hier het nut van in. Er worden geen straffen uitgedeeld.’
Gijsbert : ‘De kunst is om te onderstrepen hoe belangrijk het is dat er transparant en volgens de regels wordt gewerkt. Niet met opgestoken vinger, maar op een respectvolle manier met als doel dat we er als pensioenorganisatie beter van worden.’
4. Is het werk door de coronacrisis moelijker geworden?
Jan : ‘Ik werk voor meerdere pensioenfondsen. Ik sta versteld hoe de processen en de besluitvorming redelijk soepel doorlopen. Continuïteit van de bedrijfsvoering, denk aan het uitbetalen van de pensioenen, is natuurlijk een aandachtspunt voor het bestuur. Onze audits kunnen we, ondanks het thuiswerken, gewoon uitvoeren. Het werk is dus niet echt moeilijker, maar wel minder leuk. Er zijn veel minder live ontmoetingen en je mist af en toe het informele praatje met mensen.’
Gijsbert : ‘De audit commissie is een commissie van conference calls, kort overleg en digitale rapporten. In die zin is er niet veel veranderd. Natuurlijk kijk ik ernaar uit om elkaar op normale manier te kunnen spreken, de hand te schudden en in de ogen te kijken. Ik vermoed dat we nog even geduld moeten hebben.’